Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо предоставить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в Беларуси, имеет юридическую силу только на территории Республики Беларусь, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Существуют два типа легализации – проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация.

Проставление штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль".

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Требования к каждому типу легализации документов одинаковы – эту процедуру можно производить только на территории страны оформления или выдачи документа.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также при предоставлении документов в страны, с которыми у Беларуси заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен. Наше агентство оказывает услуги легализации только для документов, выданных и/или оформленных на территории Республики Беларусь или на территории БССР в период ее существования.

Легализация документов путем проставления штампа «Апостиль» распространяется на официальные документы, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. По смыслу Гаагской конвенции под официальными документами понимаются:

  • документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства;
  • административные документы;
  • нотариальные акты;
  • официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

Документы об:

  • образовании;
  • гражданском состоянии;
  • трудовом стаже;
  • свидетельства о смерти;
  • справки;
  • судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и т.д.

Апостиль проставляется:

  • на документах об образовании;
  • на свидетельствах о рождении, о браке, о смерти;
  • на документах о трудовом стаже;
  • на справках о несудимости, о безбрачии и т.д.;
  • на уставах и учредительных документах (на уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты);
  • на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.).

Положения Гаагской конвенции не распространяются на документы:

  • выданные дипломатическими или консульскими агентами;
  • административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д.).

В Республике Беларусь право проставления апостиля имеют:

Главное управление юстиции Мингорисполкома 
ул. Ленинградская, д. 10
т. 218-02-17, 218-03-44

  на документах, исходящих из судов и нотариата

  Прием документов

9.00 - 11.00

 

  Выдача документов (на след.день)

16.00 - 17.00

Консульское управление Министерства иностранных дел Республики Беларусь
ул. К. Маркса 37а,
222-26-75

  на всех иных видах документов

  Прием документов

8.00 - 10.30

  Выдача документов

15.00 - 16.00

Министерство образования Республики Беларусь
ул. Козлова, 28, 2-й этаж
тел. 290-41-51, 290-41-52

  на документах, в которых на гербовой печати есть слова «Министерство образования»

  Прием документов

8.00 – 12.00

  Выдача документов

Штамп «Апостиль» проставляется непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги, который подшивается к документу. После заполнения граф штампа «Апостиль» на нем проставляется печать. При проставлении штампа «Апостиль» на отдельном листе этот лист сшивается с документом, на месте скрепления проставляется печать.

Образец штампа «Апостиль»

Штамп «Апостиль» проставляется непосредственно на оригинал документа, выданного в РБ, или на нотариально заверенную копию документа. Если документ ветхий, плохо читается гербовая печать нужно сделать дубликат, и штамп «Апостиль» ставить на дубликат. Проставление штампа "Апостиль" осуществляется на сам документ (или нотариально заверенную копию) на русском языке без перевода, в дальнейшем переводится непосредственно документ и штамп «Апостиль».

Государственная пошлина за проставление штампа «Апостиль» составляет 12,25 руб.

Консульская легализация необходима, если страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции.

Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РБ, органах МИД РБ, а затем в консульстве страны назначения в Республике Беларусь. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Все оригиналы документов легализуются в Консульском управлении Министерства иностранных дел Республики Беларусь или в консульских учреждениях Республики Беларусь. Копии документов заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удостоверяется Министерством юстиции Республики Беларусь и после этого легализуется Консульским управлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь. После такой легализации необходимо подтвердить подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ, в Посольстве иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульских учреждениях Республики Беларусь за рубежом.

Дополнительно обращаем ваше внимание на следующие обстоятельства:

  • многие страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп "Апостиль";
  • иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп "Апостиль". Присоединение Беларуси к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.

Внимание! В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую в конечном счете документ будет предоставлен. Всегда выясняйте требования заранее.